Pravost podpisu lze ověřit u konzulárního úředníka na zastupitelském úřadu ČR v zahraničí. Adresy těchto úřadů jsou uvedeny na internetové stránce Ministerstva zahraničních věcí ČR.
Pokud z nějakého důvodu tuto možnost nevyužijete, může váš podpis ověřit i příslušný úřad státu, kde proces proběhne. Je však třeba dodržet tento postup:
Nejprve musíte zjistit, zda stát, kde chcete úkon provést, má s ČR uzavřenou dohodu o právní pomoci. Seznam těchto států je uveden na internetové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR, odkaz naleznete zde. Pokud ano, ověření podpisu má stejnou důkazní moc, jako kdyby je provedla úřední osoba v ČR, a zpravidla není nutné další ověření. To ale neplatí například pro Švýcarsko, Kypr či Moldávii
Pokud zjistíte, že stát nemá s ČR uzavřenou dohodu o právní pomoci, je třeba zjistit, zda země podepsala haagskou Úmluvu o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin z roku 1961. Seznam těchto států najdete na internetové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR. Pokud je stát signatářem Úmluvy, pravost podpisu musí ještě ověřit místní legalizační autorita, a to tzv. apostilní doložkou. Tu k listině s ověřovaným podpisem připojí příslušný úřad státu, v němž byl podpis ověřen. Doložka může být buď součástí samotné listiny, nebo je uvedena v příloze s listinou pevně spojené. Doložka musí být vyhotovena v úředním jazyce státu, který ji vydává. Její název APOSTILLE je však vždy v jazyce francouzském (Vzor apostilní doložky).
Je-li podpis úředně ověřen ve státě, který není signatářem Úmluvy a s nímž ČR nemá uzavřenou dohodu o právní pomoci, musíte si vyžádat vyšší ověření podpisu, tzv. superlegalizaci. Superlegalizace znamená, že k ověření podpisu je třeba několik dalších – nejdříve jedno ověření, které však zpravidla musí provést několik úřadů v zemi, kde byl podpis ověřen (např. místní ministerstvo spravedlnosti a ministerstvo zahraničních věcí), a jako poslední v řadě se připojí český zastupitelský úřad v dané zemi. Vyšší ověření potvrzuje pravost podpisu, oprávněnost osoby podpis ověřit, eventuálně pravost pečeti nebo razítka na listině.
