Jak co nejefektivněji pracovat z domova?
Přinášíme tipy pro zaměstnavatele i zaměstnance

Březen 2020

 

Řada z nás teď musí pracovat z domova. Home office ale přináší výzvy, kterým musí čelit jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci. Jak si doma zorganizovat práci a co potřebuje ředitel firmy pro efektivní komunikaci online?

V současné situaci musejí umět pracovat mimo kancelář i společnosti, které tímto způsobem dříve nefungovaly. Některé se proto můžou potýkat s nedostatkem zkušeností, od užívání digitálních nástrojů přes organizaci týmů na dálku až po samotné nastavení dobrého pracovního prostředí u sebe doma. Home office totiž vyžaduje nejen silnou soustředěnost, ale také větší nároky na transparentnost a empatii.

Co by měli dělat zaměstnanci, manažeři a vedoucí firem v rámci běžného pracovního dne? 

Mladý muž pracující doma u notebooku

Tipy pro zaměstnavatele

  1. Ranní porada? S aplikací, jako je Zoom, žádný problém. Jako vedoucí firmy nejspíš začínáte den společnou poradou. I teď si potřebujete říct, jaké problémy aktuálně řešíte a co je potřeba udělat. Nainstalujte si Zoom a nastavte si v něm online schůzky na každý den ve stejnou hodinu, kdy si s kolegy povíte, co se stíhá, co ne a jaké jsou teď vaše priority.
  2. Vymezte si každý den dvě hodiny, kdy budete pracovat „offline“. Jako manažer či ředitel firmy jste tím, na koho se v krizi budou všichni obracet. I vy ale potřebujete během dne čas na práci, při které vás druzí nebudou rušit.
  3. Dohodněte se s kolegy na průběžné komunikaci. Využijte snadného online plánování schůzek v Zoomu také k tomu, abyste se informovali o průběžném stavu věcí skrze hovory face-to-face. Pravidelná komunikace a zpětná vazba jsou teď důležitými motivačními nástroji.
  4. Nahrajte si schůzky pro ty, kdo se nestíhají připojit. Vaši zaměstnanci budou mít pro práci doma různé podmínky. Hodně se jich navíc stará o děti, a tak třeba někdy nestihnou online schůzku. Využijte toho, že v Zoomu můžete online schůzky nahrát a sdílet. Ušetříte tím čas, který byste strávili opakovaným vysvětlováním.
  5. Mějte přehled o stavu jednotlivých projektů. A to skrze online platformu, jako je například Notion. Můžete tady komplexně sledovat, jak vaši zaměstnanci pracují. Lze tu psát, editovat, zaznamenávat a zadávat úkoly, poznámkovat, řadit úkoly podle různých měřítek, sdílet různé soubory a využít rychlého vyhledávání i chatu.
  6. Propojte se s klientem na jedné platformě. Notion neslouží pouze k interní komunikaci. Naopak. V této aplikaci si můžete nastavit složky, které v reálném čase sdílíte i se svými klienty, a tak pomůžete rychlejší a přehlednější výměně informací.
  7. Čas od času své zaměstnance alespoň trochu pochvalte a buďte empatičtí. Vaši kolegové i nadále potřebují motivaci, tím spíš, pokud doma nemají dobré podmínky k práci. Neuškodí proto čas od času jejich snahu ocenit. Dávejte si také pozor na nedorozumění vzniklá při chatování nebo v e-mailové komunikaci.
Prázdná zasedací místnost

Tipy pro zaměstnance

  1. Začněte místem, kde opravdu můžete pracovat. Zamyslete se, kde budete mít na práci co největší klid. Mělo by to být takové místo, které bude oddělené od místnosti, v níž běžně odpočíváte.
  2. Prací začínejte každý den ve stejnou dobu. Pravidelný režim je nezbytný, jinak snadno zjistíte, že nestíháte plnit jednotlivé úkoly.
  3. Rozplánujte si den podle svých skutečných možností. Část z nás už asi zjistila, že doma nedokáže být stejně produktivní jako v kanceláři. Ať je příčina jakákoli, nepropadejte skepsi, ale začněte den tím, že si rozvrhnete úkoly do pracovních bloků s ohledem na dobu vaření oběda, péči o děti nebo venčení psa a přestávky.
  4. Když si ohledně něčeho vážně nebudete jistí, raději si zavolejte s kolegou. Dlouhým vypisováním e-mailů jen ztrácíte čas, který potřebujete jinde. Ještě horší pak je doufat, že problém vyřešíte sami. Pro práci na dálku platí, že je lepší problém rovnou s někým probrat.
  5. Dejte svým kolegům vědět, jaké máte podmínky k práci. Pokud ostatní nebudete dostatečně informovat, může docházet k různým nedorozuměním. Informujte o nečekaných situacích kolegy i klienty.
  6. Problémy, kterými nemusíte nutně zatěžovat šéfa, řešte v chatu. K organizované chatové komunikaci poslouží například aplikace Slack, díky které získáte přehled i o tom, co řeší ostatní.
  7. Skončete včas. Využijte možnosti nastavení večerky ve svém počítači i telefonu a postupného ztmavování obrazovky, které vám dá signál, že už toho máte nechat.
  8. Věnujte se odpočinku. Využijte k tomu možností chatovacích nástrojů a dalších aplikací, kde si můžete nastavit status „do not disturb“. A zkuste si zameditovat nebo zacvičit s dětmi. 

Kromě zmíněného Zoomu, Notionu nebo Slacku máte na výběr i z dalších digitálních nástrojů.

Využít můžete například:

  • MS Teams, Google Hangouts, Whereby, WhatsApp nebo Skype for Business pro videohovory a chat,
  • Trello, ProofHub, Basecamp, Asana pro snadnější správu firemních projektů,
  • aplikace Miro, Mural nebo Figma k vytváření virtuálních nástěnek a vizuálních map,
  • Hub Staff, Time Doctor nebo Rapid Planning Method pro dodržování časového plánu
  • aplikaci Chimp or Champ, se kterou lze měřit pocity štěstí u zaměstnanců.
Pracovní stůl u okna s výhledem na zasněžený les

Mohlo by vás ještě zajímat