Budoucnost pracovišť: Jaké výzvy přináší home office a hybridní model?

11. března 2021

Pandemie koronaviru ovlivňuje i způsob, jakým pracujeme. Dřív jsme v kancelářích trávili pět dní v týdnu a osm hodin denně, teď je většina z nás na home office. Standardem se zvolna stává takzvaný hybridní model, který kombinuje práci z domova a z kanceláře. Balancování mezi online a offline světem nicméně přináší svá úskalí pro lidi i firmy.

Coworkingový prostor Opero spolu s Britskou obchodní komorou letos v lednu zorganizoval online diskusi na téma Budoucnost kanceláří, které se účastnili zástupci čtyř společností včetně HR ředitele České spořitelny Scotta Marlowa. Diskutující se zamýšleli nad tím, jaká poučení si můžeme ze současné doby odnést a kam směřuje budoucnost kancelářské práce.

„Už víme, co máme umět, ale ještě nevíme, jak to máme udělat.“

– Pavel Přikryl, spoluzakladatel coworkingu Opero

Závěr debaty? Některé novinky, které s sebou přinesla pandemie, tu už zůstanou. Kancelářská práce najede na nový normál. Zároveň bude na firmách, aby se v dialogu se svými zaměstnanci rozhodly, jak tento nový normál bude vypadat. 

Péče o zaměstnance na home office

Firmy teď mají novou odpovědnost – pomáhat svým lidem, aby se i při práci doma cítili dobře a dokázali být produktivní.

Česká softwarová společnost Avast v reakci na pandemii zavřela všechny kanceláře a svým lidem umožnila pracovat odkudkoliv. Následně vytvořila „knowledge-sharing hub“, kde si zaměstnanci i management mohli předávat zkušenosti s prací mimo kancelář.

Všichni tak mají snadný přístup k radám z oblastí, jako je duševní zdraví, řízení vlastního času nebo vyvážení pracovního a osobního života. Jak navrhnout pracovní místo tak, aby vás nebolela záda? Kde najít dost soustředění na práci, pokud se doma zároveň musíte starat o děti? Jak zprovoznit online komunikaci přes Zoom a nastavit si reprezentativní pozadí pro videokonference s klienty?

Avast aktivně zjišťoval, co zaměstnance trápí, co při práci mimo kancelář řeší a kde by ocenili pomoc. Firma pak na základě nových poznatků představila různé nové benefity jako online konzultace u lékaře nebo online podporu s psychology.

HR ředitel České spořitelny Scott Marlowe v diskusi také přiblížil, jak banka postupovala při řízení reakce na koronavirová opatření. Byl založen krizový tým se zástupci různých oddělení banky, jako klíčové se ale ukázalo obsazení nové pozice – manažerky zdraví. Pavla Mendlová, která tuto pozici zastává, koordinovala činnost krizového týmu z lékařského hlediska a díky ní se měl management banky na koho obrátit, pokud šlo o zdraví zaměstnanců. 

Redesign kanceláří jako výzva

Navzdory hromadnému přechodu na home office to nevypadá, že by kancelářské prostory měly vymizet a práce se kompletně přesunula do online prostředí. Účel kanceláří se ale posune směrem k setkávání a práci na společných projektech. Stane se z nich prostor s kvalitním technickým zázemím pro online meetingy nebo prezentace.

„Kanceláře budou místo, kde se firma setkává se svojí kulturou, kde se potkávají lidé a kde se pečou vztahy. Přes obrazovku ty vztahy neupečete.“

– Petr Skondrojanis, odborník na firemní kulturu, Cocuma

Mezi účastníky diskuse opakovaně zaznívalo, že zaměstnancům fyzický kontakt s kolegy chybí. Možnost popovídat si postrádá 60 % lidí, zmínil Filip Muška ze CBRE, společnosti poskytující komerční realitní služby.

A nejde jen o setkání z očí do očí mezi kolegy, ale i o přímý kontakt se zákazníky. Jak vysvětlil Scott Marlowe z České spořitelny: „Většina obchodů v bankovnictví se dodnes uzavírá osobně. Spousta transakcí a operativních záležitostí se dělá přes digitální kanály, ale business jako takový je velmi fyzický a osobní.“ Pro zaměstnance banky, jejichž pracovní život se točí kolem osobních schůzek s klienty, tak byl celkový přesun práce do online prostředí o to těžší.

Podle Filipa Mušky jsme si větší studii pracovního prostředí nemohli přát, protože miliony lidí se teď explicitně zamýšlejí nad tím, jak by mělo vypadat. Právě komunikaci mezi zaměstnanci a managementem uvádí jako nejlepší způsob, jak dojít k budoucí podobě kanceláří. Zaměstnanci by si podle něj měli položit otázky jako: co chtějí v kanceláři dělat, co jim nejvíc vadí na práci doma, jakým způsobem jim vyhovuje pracovat s kolegy nebo jaký typ práce chtějí dělat doma / v kanceláři.

S tím, jak se z kanceláří stává místo, kam se nemusí pravidelně chodit pětkrát do týdne, by prostory měly být dostatečně atraktivní, nabídnout zajímavá architektonická řešení, zelené plochy, přírodní materiály, zóny pro odpočinek i občasné odreagování, zkrátka být místem, kam se budou zaměstnanci těšit.

Řízení výkonu lidí na home office

Petr Skondrojanis z Cocumy, která se zabývá firemní kulturou, ve svém vstupu předpověděl zánik klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI – key performance indicator), standardně používaných k měření výkonu zaměstnanců. Jde například o měsíční návštěvnost webu nebo konverzní poměr, metriky často používané v marketingu. „Český management se musí naučit zadávat práci jako projekt. Takovým projektem může být třeba to, aby dotyčný zvýšil návštěvnost webu do půl roku. Pak je jedno, odkud pracuje,“ uvádí Skondrojanis příklad, jak se může zadávání práce měnit.

„Online svět nám poskytuje spoustu možností, jak chápat naše chování v práci skrz objektivní data. Víme, ve kterých aplikacích a se kterými lidmi strávíme nejvíc času, a dokonce na kterých tématech. Je zajímavé a užitečné tato data nějak analyzovat a sledovat.“

– Scott Marlowe, HR ředitel České spořitelny

Právě s přesunem práce do online prostředí podle něj dává větší smysl používat takzvané cíle a klíčové výsledky (OKR – objectives and key results). Ty odvedenou práci rozdělují do větších celků a odpadá u nich riziko, že manažeři budou mít sklon k mikromanagementu, tedy přespříliš detailnímu řízení.

HR ředitel České spořitelny Scott Marlowe zároveň naznačil, že se firmy budou muset behaviorálně a kulturně připravit na nové chápání výkonnosti zaměstnanců. Také Česká spořitelna se nyní podle něj snaží změnit svůj pohled na to, co znamená dobrý leadership a jak se řídí výkon. Krokem správným směrem je podle Marlowa využití dat, díky kterým organizace může lépe pochopit, jak lidé pracují z domova a jak pro ně přizpůsobit pracoviště i nástroje.

Soft skills a nová etiketa

Další oblastí, která si podle Filipa Mušky ze CBRE zaslouží v budoucnu více pozornosti, jsou soft skills, které bývají v České republice podceňované. Zahrnují umění dobře komunikovat, být schopný sebereflexe nebo empatie, udržovat pozitivní vztahy s kolegy a umět si zorganizovat vlastní čas.

„Je to mnohem více o tom, jakým způsobem pracujeme s lidmi, než jak vypadá pracovní prostředí,“ vysvětlil Muška nový trend. Jedním z úskalí při práci bez fyzického kontaktu s týmem je třeba to, že z obrazovky někdy nezískáme tak jasnou představu o neverbální komunikaci toho druhého. Muška proto nabádá manažery, aby se naučili i skrze obrazovku během videohovorů sledovat řeč těla lidí ve svém týmu a uměli odhadnout, jak se kdo cítí. To samozřejmě jde ruku v ruce s rozvojem zájmu o duševní zdraví lidí ve firmách. Znaky únavy, frustrace nebo nevolnosti jsou důležitou informací o tom, že někomu se nepracuje dobře, a vedoucím by neměly uniknout.

S tím, jak se zaměstnanci firem dostávají do nových společenských kontextů, se přirozeně formují i nová společenská pravidla. Před zahájením diskuse o budoucnosti práce například moderátor poprosil účastníky, ať si ztiší mikrofony, pokud zrovna nemají slovo, a zamezí tak zhoršení kvality zvuku pro ostatní.

Michaela Koštířová, šéfka interní komunikace a CSR Avastu, zase zmínila zajímavou společenskou situaci, kdy se během videohovoru spojí několik kolegů přímo z kanceláře se zbytkem týmu, který pracuje na home office.

„Výhoda kolegů v officu je ta, že mají i sociální kontakt po meetingu, kde se spousta názorů vytříbí, řada konfliktů udobří a některé myšlenky vyvstanou až posléze. Lidi, kteří se odpojí ze Zoomu, tento prostor mít nebudou.“

– Michaela Koštířová, vedoucí interní komunikace a CSR, Avast

Také v České spořitelně se hybridní meetingy objevují. Členové představenstva banky se nakonec dohodli, že každý týden bude část z nich přímo v kanceláři a část v režimu práce z domu. Manažeři tak mohli na vlastní kůži zažít, v čem je takový model problematický. Sami přišli s návrhem stanovit etiketu pro online meetingy. Jedním z jejích pravidel je mimo jiné to, že část týmu fyzicky přítomná v kanceláři nebude společně řešit témata, která ostatní nemohou slyšet.

Pokud se z koronavirové krize poučíme, naše pracoviště se budou měnit k lepšímu. Pandemie urychlila směřování k modernějším i zdravějším modelům a lepší rovnováze mezi pracovním i osobním životem. Firmy teď se svými lidmi víc mluví o tom, co a jak zlepšit – plány na nové kanceláře a uspořádání práce to budou reflektovat.