„A zvládneš tu analýzu do pátku?“ Podobnou větu už určitě zaslechl téměř každý z nás, a v někom dokonce probouzí nepříjemný stres. Říct si o posunutí termínu přitom neznamená neschopnost, ale naopak známku kompetence. Víte, že kvalitní práce vyžaduje čas. Někdy však můžou delší termíny vést k prokrastinaci. Jak je tedy nejlépe nastavit, aby byly úkoly odvedeny efektivně, ale také pořádně?

Při pohledu na hodinky máte pocit, že ručička běží tak desetkrát rychleji než normálně. A k tomu přibývá množství úkolů, které musíte stihnout. Deadline se neúprosně blíží a vy si v nervech říkáte: „Jak tedy mít vše hotovo? A jak zní těch sedm návyků efektivních lidí, o kterých mluví příručky?“ Přitom by stačilo říct si o víc času. Navíc mnoho termínů je pružnějších, než se na první pohled může zdát – a lze je tím pádem bez problémů posunout. Tak proč ten strach? Schopnost hospodařit s časem se obecně považuje za známku kompetence. Spousta lidí má přitom pocit, že prosba o delší deadline akorát všem ukáže, že pracují pomalu a málo efektivně. Tyto obavy ale nemusí být namístě.

Lidé se často bojí říct si o delší termín. Nechtějí vypadat neschopně a mají pocit, že rychlost je důležitější než kvalita.

Přikládáme větší důležitost rychlosti, se kterou daný úkol zvládneme, místo abychom se soustředili na finální výstup. Potvrzuje to i následující experiment publikovaný v odborném časopise Journal of Experimental Social Psychology. Přes 900 profesionálů z nejrůznějších odvětví mělo zpracovat písemný úkol, který musel být hotový ve stanovený čas. Účastníci experimentu ale mohli kdykoli požádat o prodloužení tohoto termínu. Všem bylo řečeno, že kvalita odvedeného úkolu ovlivní to, zda získají peněžní odměnu. Ale jen jedna skupina věděla, že jejich hodnotitelé budou informováni o tom, zda si řeknou o více času. Jak vše dopadlo? U těch, kteří věděli, že se o prodloužení deadlinu dozvědí i jejich hodnotitelé, byla v porovnání s druhou skupinou pravděpodobnost, že si řeknou o více času, mnohem menší – o 31 %. A to i přesto, že si všichni uvědomovali, že budou posuzováni na základě odvedené kvality úkolu. Není také překvapující, že ti, kteří nakonec zpracovávali zadání déle, měli mnohem lepší výsledky.

Nepochybně existují i takové úkoly, kde je rychlost skutečně důležitější než kvalita – jenže méně často, než si většina pracovníků myslí. Lidé mají tendenci optimalizovat metriky, které jsou kvantitativní, jako je právě čas na dokončení úkolu, spíš než metriky kvalitativní – například to, jak moc jsou finální výstupy kreativní a inovativní.

Delší deadliny můžou ale také vést k prokrastinaci. Proč?

Jenže delší deadliny přináší jedno úskalí – můžou vás svádět k prokrastinaci neboli odkládání povinností. Oproti tomu kratší termín vás může více motivovat úkol dokončit. Podle studie publikované v odborném časopise Journal of Consumer Research můžou také lidé úkoly s delším termínem vnímat jako obtížnější – a to i v případě, kdy je délka termínu čistě náhodná. A když budete mít pocit, že před sebou máte příliš složité zadání, začnete úkol odkládat. 

Delší deadliny můžou rovněž způsobit pěkné zmatky, když pracujete na více projektech současně. V takových situacích mají přirozeně větší prioritu úkoly, které je třeba dokončit co nejrychleji. Úkol tak stále posouváte, protože si řeknete, že je na něj ještě čas, a s prací otálíte. Přitom ale hrozí, že se dostanete do skluzu – a to na úkor věcí, které zrovna „hoří“.

Jak tedy nejlépe plánovat jednotlivé úkoly? Pamatujte si, že deadliny by vás neměly dostávat do stresu, ale pomoci vám dělat vaši práci co nejlépe – a nejen z pohledu efektivity, ale i kvality. Kratší termíny vás můžou lépe motivovat úkol dokončit, delší deadliny jsou ale v některých případech, když se třeba věnujete komplikovanému projektu, zkrátka nezbytné. A je úkolem manažera najít vhodný kompromis. 

Pět tipů pro manažery, jak nastavovat deadliny

1. Měli byste vědět, které termíny je možné posunout a ve kterých případech delší deadline nepřichází v úvahu. Tyto informace nezapomeňte předat svým kolegům.
2. Tým by měl jasně vědět, kdy je u úkolu prioritou rychlost a kdy zase kvalita. Každý musí být seznámen s tím, jaký finální výstup se od něj očekává.
   
3. Posouvání termínů by se nemělo stát samozřejmostí u každého zadaného úkolu. A rozhodně není ideální, když se o prodloužení žádá až po uplynutí deadlinu.
   
4. Dejte svému týmu najevo, aby se nebál říct, když se cítí přetížený a potřebuje více času na jednotlivé projekty. Vy sami se nebojte o situaci informovat svého šéfa.
   
5. U dlouhodobějších projektů je lepší průběžně rekapitulovat jejich stav.
   

Termín ASAP! Proč někdy vybičuje k lepšímu výkonu?

Existují lidé, kteří tvrdí, že nejlepší práci odvádí pod tlakem. Jak je to možné? Urgence některých požadavků zvyšuje hladinu adrenalinu, který zase zintenzivní dodávku kyslíku a glukózy do mozku a svalů. Chronický stres může vést k dlouhodobému vyčerpání, pokud se ale adrenalin uvolňuje v malých dávkách po krátkou dobu, může mít opačný účinek. Když tělo zaplaví adrenalin, mozek se rychle nastartuje a dovede lépe přemýšlet nad jednotlivými úkoly.

Mohlo by vás dále zajímat